Términos y condiciones del servicio

Versión 2026-11-05 · Vigentes desde el 5 de noviembre de 2026

Estos términos regulan el uso de OC Control, el software en la nube de SOLUFOODS S.A.S. para gestionar órdenes de compra, despachos, entregas y trazabilidad. Al crear una cuenta o usar el servicio, la empresa que usted representa (el Cliente) los acepta. Si no está de acuerdo, no use el servicio.

1. Partes

El servicio lo presta SOLUFOODS S.A.S., NIT 901.853.532-5, con domicilio en Calle 48J Sur # 5D-90, Bogotá D.C., Colombia (en adelante, OC Control). La persona que acepta estos términos declara que tiene facultades para obligar al Cliente.

2. El servicio

OC Control permite cargar órdenes de compra, planear despachos, registrar el cargue por producto y lote, confirmar entregas, comunicarse con conductores y consultar la trazabilidad, según el plan contratado. El servicio se presta en la modalidad de software como servicio: el Cliente recibe un derecho de uso no exclusivo e intransferible mientras su cuenta esté vigente, y no adquiere el software.

3. Cuenta y usuarios

• El Cliente debe dar información veraz al registrarse y mantenerla actualizada.
• El Cliente es responsable de los usuarios que crea, de los permisos que les asigna y de lo que hacen con su cuenta.
• Las contraseñas y PIN son personales. El Cliente debe avisarnos de inmediato si sospecha un acceso no autorizado.

4. Prueba gratis

Las cuentas nuevas tienen una prueba gratis de quince (15) días con todas las funciones, sin tarjeta de crédito. Al vencer la prueba sin que se active un plan, la cuenta pasa a modo de solo lectura: el Cliente puede consultar y descargar su información, pero no registrar operaciones nuevas. Los datos se conservan según la Política de tratamiento de datos.

5. Planes y pagos

• Los planes y precios vigentes se publican en el sitio web. Se pagan por adelantado, por el período elegido (1, 3, 6 o 12 meses), sin cobros recurrentes automáticos.
• Los pagos se procesan a través de Wompi. Los impuestos aplicables se liquidan conforme a la ley y la factura se emite electrónicamente.
• El plan se activa al confirmarse el pago y vence al terminar el período pagado. Si no se renueva, la cuenta pasa a solo lectura.
• Los períodos ya pagados no son reembolsables, salvo lo que disponga la ley.
• Podemos cambiar los precios para períodos futuros avisando con al menos treinta (30) días de anticipación; el cambio no afecta períodos ya pagados.

6. Uso aceptable

El Cliente se compromete a no:

• Cargar información ilícita o sobre la que no tenga derecho, ni datos personales sin la autorización de sus titulares.
• Intentar acceder a información de otros clientes, vulnerar la seguridad o probar la plataforma con ataques.
• Copiar, revender, descompilar o hacer ingeniería inversa del software.
• Usar el servicio de forma que afecte su funcionamiento para los demás.

7. Datos del Cliente

• La información que el Cliente carga (órdenes, productos, despachos, documentos, fotos y demás) es del Cliente. Nos otorga únicamente el permiso necesario para almacenarla y procesarla con el fin de prestar el servicio.
• Frente a los datos personales que el Cliente carga, el Cliente es el responsable y OC Control actúa como encargado, en las condiciones del Anexo de transmisión de datos. El Cliente garantiza que cuenta con la autorización de los titulares (por ejemplo, de los conductores y contactos) para ese tratamiento.
• El administrador puede descargar una copia de los datos de la cuenta en cualquier momento desde Configuración, y solicitar su eliminación.
• Podemos usar información agregada y anonimizada, que no identifique al Cliente ni a ninguna persona, para mejorar el servicio.

8. Lectura automática de documentos

OC Control lee automáticamente las órdenes de compra en PDF o imagen, con apoyo de proveedores de inteligencia artificial. Esta lectura puede contener errores u omisiones, sobre todo en documentos de baja calidad o en formatos nuevos. El Cliente debe revisar la información decodificada antes de despachar, facturar o tomar decisiones con base en ella. Los documentos que no se puedan leer pueden ser revisados por nuestro personal, bajo confidencialidad, con el único fin de construir el lector de ese formato.

9. Disponibilidad y soporte

Hacemos esfuerzos razonables para que el servicio esté disponible de forma continua, pero no garantizamos que funcione sin interrupciones ni errores. Podemos hacer mantenimientos, procurando avisar con anticipación los que sean programados. El soporte se presta por los canales publicados en el sitio, en días y horas hábiles.

10. Servicios de terceros

Algunas funciones dependen de terceros (por ejemplo, Wompi para pagos, Siigo para la integración contable, aplicaciones de rastreo GPS o la red de telefonía del conductor). No respondemos por fallas, cambios o condiciones de esos servicios, cuyo uso se rige además por sus propios términos.

11. Propiedad intelectual

El software, la marca OC Control, los diseños y la documentación son de SOLUFOODS S.A.S. o de sus licenciantes. Estos términos no transfieren ningún derecho sobre ellos distinto al derecho de uso del numeral 2. Si el Cliente nos envía sugerencias, podemos usarlas libremente para mejorar el servicio.

12. Confidencialidad

Cada parte mantendrá en reserva la información no pública de la otra que conozca por razón del servicio, y solo la usará para cumplir estos términos. Esta obligación continúa después de terminada la relación, salvo que la información sea pública o deba revelarse por orden de autoridad competente.

13. Responsabilidad

• El servicio es una herramienta de apoyo a la operación del Cliente; las decisiones logísticas, comerciales y de calidad son del Cliente.
• En la máxima medida permitida por la ley, OC Control no responde por lucro cesante, pérdida de negocios o daños indirectos, ni por daños causados por información cargada o no verificada por el Cliente, o por el uso de la cuenta por sus usuarios.
• La responsabilidad total de OC Control frente al Cliente se limita al valor pagado por el Cliente en los doce (12) meses anteriores al hecho que la origina.
• Estas limitaciones no aplican en casos de dolo o culpa grave, ni a lo que la ley no permita limitar.

14. Suspensión y terminación

• El Cliente puede dejar de usar el servicio en cualquier momento y solicitar la eliminación de su cuenta.
• Podemos suspender o terminar una cuenta si el Cliente incumple estos términos, en especial las reglas de uso aceptable, avisándole cuando sea posible.
• Al terminar, el Cliente puede descargar sus datos durante el plazo de conservación indicado en la Política de tratamiento de datos; después se eliminan, salvo lo que debamos conservar por ley.

15. Cambios a estos términos

Podemos actualizar estos términos. Los cambios sustanciales se informarán en la plataforma o por correo con al menos quince (15) días de anticipación. Si el Cliente sigue usando el servicio después de esa fecha, se entiende que los acepta.

16. Ley aplicable y controversias

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las partes intentarán resolver cualquier diferencia de forma directa durante treinta (30) días; si no lo logran, la someterán a los jueces de Bogotá D.C.. Contacto: occontrol@friodata.com · WhatsApp +57 311 783 8331.

Anexo A. Contrato de transmisión de datos personales

Este anexo cumple lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015. Aplica a los datos personales que el Cliente (el Responsable) carga o hace cargar en OC Control, y que SOLUFOODS S.A.S. (el Encargado) trata por su cuenta.

A.1 Objeto y alcance

El Encargado tratará los datos solo para prestar el servicio descrito en estos términos: almacenar, organizar, consultar, leer automáticamente documentos, generar reportes y permitir la comunicación entre el Cliente y sus conductores. Los tipos de datos y titulares se describen en la Política de tratamiento de datos.

A.2 Obligaciones del Encargado

1. Tratar los datos únicamente según las instrucciones del Responsable y para las finalidades del servicio.
2. Mantener la confidencialidad de los datos y exigirla a su personal.
3. Aplicar las medidas de seguridad descritas en la Política de tratamiento de datos para evitar su pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
4. Usar solo los proveedores (subencargados) informados en la Política de tratamiento de datos, con obligaciones equivalentes a las de este anexo, y avisar al Responsable de cambios en esa lista.
5. Trasladar al Responsable, en máximo dos (2) días hábiles, las consultas y reclamos que reciba de titulares sobre estos datos, y apoyarlo para responderlos.
6. Informar al Responsable, sin demora y a más tardar dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a su detección, cualquier incidente de seguridad que afecte sus datos, con la información disponible para que pueda gestionarlo y reportarlo.
7. Al terminar el servicio, permitir la descarga de los datos y luego suprimirlos en los plazos de la Política de tratamiento de datos, salvo obligación legal de conservarlos.

A.3 Obligaciones del Responsable

1. Contar con la autorización previa, expresa e informada de los titulares cuyos datos carga (por ejemplo, conductores, contactos y personal de recibo), y conservar prueba de ella.
2. Informar a esos titulares las finalidades del tratamiento y tener su propia política de tratamiento de datos.
3. Cargar solo los datos necesarios para la operación y mantenerlos veraces y actualizados.
4. Atender los derechos de sus titulares, con el apoyo del Encargado.

A.4 Vigencia

Este anexo rige mientras el Encargado trate datos por cuenta del Responsable, incluido el plazo de conservación posterior a la terminación.