Política de tratamiento de datos personales
En OC Control respetamos la información de las personas. Esta política explica qué datos personales tratamos, para qué, con quién los compartimos y cómo puede ejercer sus derechos, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (capítulo 25) y las demás normas colombianas de protección de datos.
1. Responsable del tratamiento
- Razón social: SOLUFOODS S.A.S.
- NIT: 901.853.532-5
- Domicilio: Calle 48J Sur # 5D-90, Bogotá D.C., Colombia
- Correo para asuntos de datos personales: occontrol@friodata.com
- WhatsApp: +57 311 783 8331
- Producto: OC Control (oc-control.friodata.com), de la marca FrioData.
SOLUFOODS S.A.S. designa al área de protección de datos, contactable en el correo anterior, como responsable de atender las consultas y reclamos de los titulares.
2. Nuestro papel frente a cada tipo de dato
OC Control es un software en la nube que usan empresas (nuestros clientes) para gestionar sus órdenes de compra, despachos y entregas. Por eso actuamos en dos calidades distintas:
- Como responsable: de los datos de los visitantes de nuestro sitio, de las personas que nos piden contacto, de los usuarios que crean una cuenta y de la información de facturación y pagos.
- Como encargado: de los datos que nuestros clientes cargan en la plataforma para su operación (por ejemplo, conductores, contactos de sus clientes y de sus centros de distribución, personal de recibo y personas que aparecen en órdenes de compra o soportes de entrega). En ese caso tratamos los datos únicamente por cuenta e instrucción del cliente, que es el responsable y quien debe contar con la autorización de esos titulares. Esta relación se regula en el Anexo de transmisión de datos de los Términos y condiciones.
3. Datos que tratamos y para qué
| Titulares | Datos | Finalidades |
|---|---|---|
| Personas que piden contacto | Nombre, empresa, correo y teléfono. | Responder la solicitud, presentar el servicio y, si lo autoriza, enviar información comercial de OC Control. |
| Usuarios de la plataforma | Nombre, correo, contraseña (guardada cifrada, nunca en texto plano), rol, empresa, dirección IP y registro de las acciones realizadas en la plataforma. | Crear y administrar la cuenta, prestar el servicio, dar soporte, controlar el acceso, mantener la seguridad y la trazabilidad (auditoría), avisar sobre el estado de la cuenta y facturar. |
| Clientes que pagan | Plan contratado, valor, referencia y estado del pago. | Activar el plan, facturar y cumplir obligaciones contables y tributarias. Los datos de la tarjeta o cuenta bancaria los recibe directamente la pasarela de pagos Wompi; OC Control no los recibe ni los almacena. |
| Conductores (como encargados) | Nombre, número de identificación, teléfono, PIN de acceso (cifrado), ubicación GPS durante las entregas en ruta, fotos de soportes de entrega (cumplidos) y mensajes del chat del despacho. | Asignar despachos, dar acceso a la app del conductor, hacer seguimiento a la entrega, registrar la evidencia de entrega y comunicarse con logística. |
| Contactos de los clientes de nuestros clientes (como encargados) | Nombre, cargo, teléfono y correo de personas de calidad, recibo o jefatura de centros de distribución. | Coordinar entregas y gestionar novedades. |
| Personas en documentos (como encargados) | Nombres u otros datos que aparezcan en las órdenes de compra y soportes que el cliente sube. | Leer la orden automáticamente y conservarla como soporte de la operación del cliente. |
No vendemos ni alquilamos datos personales, ni los usamos para fines distintos a los aquí descritos.
4. Datos sensibles y de menores
OC Control no solicita datos sensibles. Las fotos de cumplidos deben mostrar el documento o la mercancía entregada, no a las personas; si una imagen llegara a mostrar el rostro de alguien, ese dato es sensible y su suministro es facultativo: la persona puede negarse a aparecer en la foto. El servicio está dirigido a empresas y no trata intencionalmente datos de niños, niñas o adolescentes.
5. Ubicación GPS de los conductores
Cuando la empresa que contrata el transporte lo activa, la ubicación del celular del conductor se registra solo mientras tiene una entrega en ruta, con el fin de hacer seguimiento al despacho y responder reclamos de entrega. El conductor lo autoriza al crear su acceso a la app del conductor y puede detener el envío de ubicación en cualquier momento desde la aplicación de rastreo de su celular. Las posiciones se conservan únicamente para el seguimiento de cada entrega: OC Control no guarda un historial de recorridos, y las posiciones se eliminan del servidor de rastreo una vez termina la entrega.
6. Proveedores con los que compartimos datos y transferencias internacionales
Para prestar el servicio nos apoyamos en proveedores que tratan datos por nuestra cuenta, bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad:
| Proveedor | Para qué | Ubicación |
|---|---|---|
| Hostinger | Alojamiento de la plataforma y de la base de datos. | Estados Unidos |
| Anthropic, PBC | Lectura automática de los documentos de órdenes de compra que el cliente sube. Anthropic procesa el contenido del documento para devolver los datos de la orden. | Estados Unidos |
| Wompi (Bancolombia) | Procesamiento de pagos. | Colombia |
| Hostinger | Correo electrónico: envío de avisos de la plataforma y atención de solicitudes. | Estados Unidos |
| Siigo | Solo si el cliente activa la integración contable: envío de órdenes como cotizaciones a su propia cuenta de Siigo. | Colombia |
| Google Fonts | Tipografías del sitio web; al cargarlas, Google recibe la dirección IP del navegador. | Estados Unidos |
El seguimiento GPS usa un servidor Traccar operado por nosotros. Estados Unidos es reconocido por la Superintendencia de Industria y Comercio como país con nivel adecuado de protección de datos (Circular Externa 005 de 2017). Al aceptar esta política, usted autoriza estas transferencias y transmisiones. También podremos entregar datos a autoridades que los soliciten en ejercicio de sus funciones legales.
7. Revisión de documentos que no se pueden leer automáticamente
Si un documento de orden de compra llega en un formato que OC Control todavía no reconoce, se guarda en una cola de revisión. Personal autorizado de SOLUFOODS S.A.S. lo revisa con el único fin de construir el lector de ese formato, bajo deber de confidencialidad. El documento no se usa para ningún otro fin y se elimina cuando deja de ser necesario.
8. Sus derechos como titular
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización que nos otorgó.
- Ser informado sobre el uso que les damos a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
- Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
9. Cómo presentar consultas y reclamos
Escríbanos al occontrol@friodata.com indicando:
- Nombre completo y número de identificación (o, si actúa por otra persona, el documento que lo acredita).
- Descripción de lo que solicita y, en reclamos, los hechos y documentos que lo soportan.
- Correo o dirección para enviarle la respuesta.
Consultas: respondemos en máximo diez (10) días hábiles; si no es posible, le informaremos el motivo
y responderemos en máximo cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): respondemos en máximo quince (15)
días hábiles, prorrogables hasta por ocho (8) días hábiles informándole el motivo. Si el reclamo está incompleto,
le pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá
desistido.
Si el dato fue cargado por uno de nuestros clientes (por ejemplo, si usted es conductor de una transportadora), trasladaremos su solicitud a esa empresa, como responsable, en máximo dos (2) días hábiles y se lo informaremos.
10. Seguridad de la información
Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables, entre ellas:
- Conexión cifrada (HTTPS) entre su navegador y la plataforma.
- Contraseñas y PIN guardados con cifrado de una vía (hash); nadie en OC Control puede verlos.
- Credenciales de integraciones contables cifradas.
- Separación de la información de cada empresa cliente y control de acceso por usuario y rol.
- Registro de auditoría de las acciones realizadas en la plataforma.
- Acceso del personal de SOLUFOODS S.A.S. limitado a quien lo necesita para prestar el servicio.
11. Conservación, exportación y supresión
- Los datos de una cuenta se conservan mientras esté activa.
- Si la prueba gratis vence sin pago, o el cliente cancela, conservamos la información durante ciento veinte (120) días calendario para permitir su reactivación; después la eliminamos o anonimizamos, salvo lo que debamos conservar por obligaciones legales, contables o tributarias.
- El administrador de cada empresa puede descargar una copia de sus datos y solicitar la eliminación de la cuenta desde Configuración.
- Los datos de solicitudes de contacto se conservan hasta por dos (2) años desde el último contacto.
12. Cookies y almacenamiento en el navegador
Nuestro sitio no usa cookies de publicidad ni de analítica. La plataforma guarda en el almacenamiento de sesión de su navegador la información necesaria para mantener su sesión iniciada, que se borra al cerrar la pestaña o el navegador. Si en el futuro incorporamos herramientas de analítica, lo informaremos y pediremos su consentimiento cuando aplique.
13. Comunicaciones comerciales
Solo le enviaremos información comercial si nos autorizó o nos pidió contacto. Respetamos los horarios y la frecuencia de contacto de la Ley 2300 de 2023, y puede pedir en cualquier momento que dejemos de escribirle.
14. Incidentes de seguridad
Si ocurre un incidente que comprometa datos personales, lo atenderemos de inmediato, informaremos a los clientes y titulares afectados y lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos que establece la ley.
15. Cambios y vigencia
Esta política rige desde el 5 de noviembre de 2026. Si hacemos cambios sustanciales, los publicaremos en esta página y, cuando la ley lo exija, pediremos una nueva autorización. Las bases de datos se conservarán durante el tiempo en que SOLUFOODS S.A.S. preste el servicio y el que exijan las normas aplicables.